Виждали ли сте скоро празен инбокс? Освен ако не сте една от приятелките ми, която скоро се похвали с подобно постижение, най-вероятно не ви се е случвало отдавна да видите нула непрочетни имейла в кутията си, особено в служебната си поща. Много добре ви разбирам – и на мен рядко ми се случва, в момента имам над 50 непрочетени съобщения. Празният инбокс е свещена цел в (офис) комуникацията и само избрани могат да го видят.
И все пак, той е постижим. Можем да се сдобием с него ако сме изключително продуктивни и стриктни със задачите си… или ако използваме малки хитринки като например универсални отговори за имейли. Именно няколко такива ще предложа на вниманието ви днес, скъпи читатели. Разбира се, те не покриват 100% от случаите, в които ще ви се наложи да отговорите на писмо, но все пак драстично ще понижат непрочетените съобщения в инбокса ви.
До: Мария от счетоводството, която иска доклад и разписки от последната ви командировка
Скъпа Мария,
Светът е огромно и удивително място. Нощувките в хотел, такситата и кафето струват пари и фирмата трябва да покрие тези разходи. Други неща, като замечтаните погледи в облаците и прелестното небе по залез слънце са безплатни и обогатяват душата ти.
Поздрави,
[попълнете името си тук]
До: Шефа ви, който за трети път пита дали новият клиент е подписал договора, който сте му пратили
Скъпи шефе,
Слънцето грее, но някъде по света вече е 6 следобед. Налей си едно уиски и не забравяй фъстъчките.
Поздрави,
[попълнете името си тук]
До: Клиента, който пита защо сте спрели 3 от услугите, за които плаща
Здравейте,
Спряхме именно 3 услуги, защото нещата във Вселената вървят по три: тримата братя и златната ябълка, тримата мускетари, трите звезди в колана на Орион и така нататък. Такъв е животът.
Поздрави,
[попълнете името си тук]
До: Майка ви, която пита дали ще си идете за рождения ден на баща си
Скъпа мамо,
Няма да си дойда. Татко също няма да си дойде. Наслаждавай се на живота, кратък е.
Целувки,
[попълнете името си тук]
П.П. Спри да ми пишеш за лични неща на служебната поща!!! Обичам те.
До: клиента, който ще закъснее с плащането този месец
Здравейте,
Яжте много круши. Богати са на витамин С и на фибри.
Поздрави,
[попълнете името си тук]
П.П. Слагам в копие Елена от маркетинг отдела. Тя също обича круши.
До: Елена от маркетинг отдела, която моли да не я слагате в копие на произволни имейли
Скъпа Елена,
Колективната ни мъдрост може да бъде неограничена, ако се постараем и наистина вложим усилие. И все пак, това не трябва да става на цената на щастието.
Поздрави,
[попълнете името си тук]
П.П. Някой е оставил круша в офисния хладилник. Сигурно няма да се сърди, ако я изядеш.
И ето така, драги читатели, ще освободите място в съзнанието и пощенската си кутия, без да се занимавате с излишни глупости. Няма нужда да ми благодарите.
Внимание: Вложете мисъл, преди наистина да изпратите някой от предложените отговори. Отговорност за глупостите си носите самите вие.
—
Статията е адаптирана от англоезичния ми блог. Оригиналът можете да видите тук: Six Universal Email Replies You Can Use on a Daily Basis.